As Cinco Doenças do Gerenciamento de Projetos

Gerenciar um projeto não é uma tarefa simples, pois requer inteligência, administração, habilidades e técnicas na elaboração de atividades para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos. É um trabalho de malabarismo onde qualquer falha no controle resulta em conseqüências indesejadas. O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma técnica empregada para prever essas possíveis falhas através de um conjunto de ações para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na sua execução.

Entretanto sabemos que essas falhas ou dificuldades sempre acontecem e uma delas, na arte de gerenciar projetos, é conseguir entregá-lo no prazo estabelecido mantendo consistentes outras variáveis como escopo, custo e qualidade. Algumas descobertas citadas no artigo ”As Cinco Doenças do Gerenciamento de Projetos, do autor Allan Elder” – demonstra que existem práticas que há anos acontecem freqüentemente no exercício das atividades. Essas práticas identificam cinco razões pelas quais os projetos costumam atrasar, são elas: A multi-tarefa nociva, a síndrome do estudante, a lei de Parkinson, a dependência entre tarefas e a matemática do GP, onde 2+2 = 5.

Na multi-tarefa nociva, que é a espera da saída de uma determinada tarefa para que outra possa ser iniciada, um dos fatores que mais ocorre com freqüência é a má priorização de tarefas. Num cenário onde se aplica várias tarefas simultâneas é comum que haja perda de tempo em função das comutações realizadas constantemente.
Uma boa prática para não cair nessa razão é eliminar junto aos membros da equipe o uso da multi-tarefa nos métodos complicados de priorização, ou seja, aplicar somente a à natureza de tarefas muito curtas onde o atraso é tolerável.

A lei de Parkinson é outra doença comumente encontrada nas realizações das atividades principalmente em membros da equipe que desprezam a margem de segurança atribuída à tarefa e cumprem as mesmas antes do prazo estabelecido. Aí é que mora o perigo, ou seja, a margem de segurança que poderia ser atribuída à tarefa é excluída. Para evitar esse tipo de problema é de fundamental importância que cada membro use este tempo de sobra de forma apropriada procurando utilizá-lo para um trabalho melhor.

A outra causa é conhecida como Síndrome do Estudante. Nome este dado pela forma como os estudantes lidam com o dever de casa, sempre deixando para fazê-los na última hora e então quando o problema ataca a segurança já não está mais disponível. O papel do gerente de projetos é garantir que as tarefas sejam logo iniciadas dando condições necessárias para que os membros da equipe realizem seus trabalhos. Devemos lembrar que é preciso manter o equilíbrio entre a lei de Parkinson e a Síndrome do Estudante.
Já a dependência entre tarefas traz também efeitos negativos no prazo de entrega se não houver controle na passagem das atividades entre os integrantes da equipe ou se um determinado membro possuir uma série de tarefas dependentes umas das outras. No caso da transferência de tarefas é possível notar que quando recebemos uma determinada tarefa antes do prazo normal agendado nunca estamos pronto para executá-la de imediato, portanto o tempo estipulado como margem de segurança na tarefa anterior é ignorada.

E por fim, a matemática no gerenciamento de projetos onde 2+2 =5. Este fato acontece sem que a gente perceba, ou na maioria das vezes, mesmo sabendo que existe, damos pouca importância. O fato ocorre quando um membro é desviado para outra tarefa mesmo que este tenha feito seu papel. É exatamente neste intervalo de tempo em que o membro leva o seu resultado para que outro assuma onde há paradas consideráveis para tomar um cafezinho, ler e-mails, realizar trabalhos pendentes, bate-papo e completar relatórios da tarefa para obtenção de créditos por terminar no prazo. Quando nos damos por conta os possíveis dois dias já foram transformados em três. Em situações como esta é aconselhável adotar políticas de entregas onde a pessoa que realiza a tarefa não ganha crédito por completá-la até que esteja nas mãos do próximo recurso.


Referência extraída do artigo:
Elder, Allan. As Cinco Doenças do Gerenciamento de Projetos - No Limits Leadership Inc., 2006.